Конференция в Банско - перфектният избор

Как да организираме конференция в Банско?

Планирането на този род събития никак не е лесно. Има десетки неща, които трябва да се преценят, уговорят и организират, заради това е важно да се намери добър хотел с подходящи помещения за конференция, като TerraComplex Банско. Една добра конференция изисква поне 6 месеца организация, като първото нещо, което трябва да направите е да изберете хотел и място. Хубавото е, че много хора са организирали такива събития и са начертали стъпките, които трябва да следвате. Изброихме кои са по-важните, от тези стъпки, така че вижте ги преди да започнете с организацията на Вашата конференция. Стъпките не са строго хронологични, но ще ви дадат груба представа върху какво да се съсредоточите.

Намерете подходящо място

След като намерите място, където да се проведе конференцията, трябва да проверите кои дати са свободни. Спрямо възможността, можете да сте гъвкави откъм датите за провеждане. Важно е да подберете комуникативен град или курорт, с добра инфраструктура. Банско е прекрасен планински курорт, който предлага добри хотели и достатъчно места за разходки. Защо това е важно? За да останат посетителите с добри впечатления, трябва да им осигурите и възможност за странични занимания през свободното им време. Не е нужно да ги поемате, като разход, но една обикновена препоръка може да свърши добра работа. Така всички, които са дошли на конференцията ще имат спомен от някое весело занимание, а не само от работната среща. 

Хотелът трябва да е достатъчно голям, за да може да побере поне по-голямата част от посетителите. Освен това конферентната зала трябва да има налична техника, която да Ви помогне да проведете семинарите лесно. В противен случай трябва да наемете техника или да я носите, което много може да усложни процеса.

Хубаво е хотелът да предлага и високо ниво ресторант, в който да организирате официална вечеря след конференцията. Допълнително, според проучване, хората са по-склонни да посещават конференции, ако в хотелът има спа. Това не може да изненада никого, нали? Удобството винаги е било стимулиращо.

Съберете екип, който да Ви помага

Колкото и да искате да свършите всичко сами е много по-добре да наемете хора, които да Ви помогнат с организацията. Ще Ви трябва някой, който да Ви помогне с планирането на залата, настаняването в хотела, заниманията, програмата и избирането на фирма за кетъринг. Освен това ще е нужно да имате и човек, който се занимава с администрирането на регистрациите, с продажбата на билетите и да отговаря на въпросите, свързани с тези дейности. Няма как да минете и без маркетингов екип, който да популяризира конференцията, да се свърже с медиите, да създаде рекламни материали, да управлява уебсайта, ако сте направили такъв за конференцията, както и социалните мрежи и рекламите в тях. Допълнително ще Ви трябват и спонсори за конференцията, които може да са фирми с близка дейност до главната тема на конференцията. Също така, може да си набавите и доброволци, които да се занимават с дейностите по организацията в деня на конференцията, защото колкото и отдавна да сте започнали да я планирате, винаги има неща, които трябва да се свършат последния момент.

Определете бюджет

Независимо дали ще имате спонсори или Вие ще поемете разходите по конференция трябва да направите бюджет. По този начин ще определите размера на билета за конференцията. Какво трябва да предвидите:

• Разходите за настаняване;
• Транспорта;
• Вечерята и кетъринга;
• Наем на техника, ако ще е нужна;
• Маркетинг разходите.

Изберете дати

Освен начална дата, трябва да прецените и дължината на конференцията. Имайте предвид, че ако разполагате с повече от една зала можете да организирате да се провеждат паралелно лекции. Така дните ще спаднат наполовина. Опитайте се да не планирате повече от 6 лекции на ден в една зала. В противен случай времето ще им е ограничено и те няма да могат да подготвят достатъчно интересни материали, които да заинтригуват посетителите.

Избирането на дата не е никак лесно, защото трябва да прецените, дали няма други големи събития на тези дати. Един фестивал, който да грабва медийното внимание и Вашата конференция може да остане в сянка. Освен това, ако изберете курорт, като Банско, трябва да се убедите, че има достатъчно възможности за настаняване и транспорт.

Колкото и примамливо звучи, не планирайте конференция по време на големите празници. През почивните дни, хората предпочитат да не се занимават с работа, а да отидат на почивка. Избягвайте летните и зимните ваканции на всяка цена. Най-много посещения имат конференциите между март и юни, както и тези през септември, октомври и ноември. Също така не трябва да се планира конференция и през уикендите. Организаторите си мислят, че хората са свободни и ще дойдат, но истината е, че точно защото хората са свободни, те няма да си използват свободното време за конференция. Работната седмица е най-подходящото време и то - нейният край. По този начин, провеждайки конференция в някой курорт, като Банско, посетителите имат шанса да останат за уикенда и да разгледат забележителностите, да си направят кратка почивка и след това месеци наред да разказват колко приятна и полезна е била тя.