Как да подготвим преместване на офиса?

Ако се подготвяте да се преместите в нов офис, то сигурно сте притеснени, дали всичко ще мине по план. Целта на всяко такова местене, е да се сведе до минимум прекъсването на работния процес и да се гарантира, че всички евентуални проблеми ще бъдат овладени. Без съмнение, задачата с местенето е сложна, но в никакъв случай не е невъзможна.

Какво трябва да се направи преди самото преместване?

Някои от нещата в нашия списък са доста логични и няма как да не сте се сетили за тях, докато други изискват определено ниво опит. При всяко положение, можете да разпечатате този списък и да си отбелязвате на него, кое сте свършили и кое ви остава.

• Известете собственика на сградата, в която работите, че имате намерението да се изнасяте;
• Поискайте подробен план на новото помещение от агенцията за недвижими имоти, която ви го е намерила или от собственика на сградата;
• Въпреки че имате план на помещението, измерете го. Много често се допускат грешки пък и така ще разгледате подробно праговете, ъглите и като цяло обстановката. Приемете го за един вид „запознаване“ с помещението;
• Уведомете екипа ви, че ще се местите. Нека и те да знаят точната дата, за да си разпределят работните задачи адекватно;
• Потърсете бус под наем, който да пренесе тежката и обемна мебелировка и техника;
• Направете списък с клиентите, които трябва да бъдат уведомени за преместването и ги уведомете;
• Направете инвентаризация на обзавеждането;

Какво трябва да направите, ако местите повече от един офис, примерно цял департамент или офис сграда?

Освен нещата, които изброихме по-горе има и допълнителни неща, които може да ви помогнат, когато трябва да преместите цяла компания в нова офис сграда.

• Изберете различен цвят за всеки отделен департамент или офис и раздайте самозалепващи се листчета в този цвят. Така при местенето няма да се объркат столовете, компютрите, бюрата и другите мебели;
• Посъветвайте се с IT отдела и ако е нужно пратете ги няколко дни по-рано да подготвят мястото, откъм кабели;
• Поръчайте нова техника и мебели, ако е нужно, преди самото местене;
• Запазете фирма за почистване и за стария и за новия офис;
• Бъдете сигурни, че имате всички кодове и ключове за входовете;
• Изберете дата за парти освещаване на новия офис.

Последното е едно от най-важните неща, така че не го пропускайте!

За да може да не пада цялата отговорност на вас, разпределете задачите из между персонала. Можете да определите по един отговорник на местенето от всеки отдел. Информирайте ги за начините за достигане до новия офис и транспорта. Изберете заедно как да маркирате мишките, клавиатурите, мониторите и останалата техника, за да няма допълнителни обърквания. Все пак, един цвят е за един департамент, но вътре в него може да има много техника, която да е една и съща марка. Последното нещо, което трябва да обсъдите е кой кое място ще заеме в новите стаи. Изгответе схема и напишете листчета с имената на персонала и ги залепете на определените места.

Какво да направим през деня на местене и след него?

Набавете вода или някакви напитки за всички, които ще помагат с товаренето в буса под наем. Погрижете се първо за техниката, след това за мебелите. Когато пристигнете на място проверете всичко готово ли е за разтоварване преди да започнете - електричество, вода и др. Сложете първо мебелите и след това техниката.

Не забравяйте да съберете всички ключове за стария офис и да ги пратите на собственика на сградата. Трябва също да промените и адреса ви за физическата поща, адреса при интернет доставчика, при телефонния доставчик, както и за всички услуги, които офиса използва - вода, кетъринг на храна и др. Важно е да промените адреса и във банката.

Не е необходимо да се стресирате прекалено много, има достатъчно много компании, които ще ви помогнат, както и бусове под наем, които да пренесат всичко нужно.  Когато преместването вече е приключило, можете да се съберете с персонала и да го отпразнувате с почерпка и питиета. Всичките ви колеги и персонал ще одобрят идеята, така че възползвайте се от нея. Можете от това да си направите и малък ПР, като поканите на откриването на новия офис и някои от клиентите на компанията, както и журналисти, които да отразят събитието.